האתגרים העיקריים בתהליכי גיוס עובדים

מאת: דניאל טייב-ראש תחום גיוס ופיתוח עסקי ועמית סגל ראש תחום טכנולוגיה

תהליך גיוס עובדים לארגון הוא אחד התהליכים המורכבים ביותר בתחום משאבי האנוש. באמצעות מידע חלקי ולעיתים בלתי מאומת עלינו להעריך את יכולות העובד, התאמתו לתפקיד, התאמתו לארגון והיכולת שלנו כארגון לשמר ולפתח אותו.

בכתבה זו נסקור את האתגרים והקשיים העקריים בתהליך זה. 

All Hands In

כתבה זו היא דיון פתוח איתכם.ן המגייסים והמגייסות, מצורף אליה שאלון קצר, אנונימי לגמרי, ניתוח תוצאותיו יפורסם בהמשך.

"האדם הוא רק אדם; את זה גם המצוניים ביותר שוכחים לעיתים."

- ויליאם שייקספיר

בניית הפרופיל של מועמד- לתהות על קנקן 

כמגייסים אנחנו נדרשים להעריך אדם תחת מחסור משמעותי במידע. בתיאוריה הכלכלית מתואר המצב ב"מודל הלימונים" או "מודל המכוניות המשומשות", המודל (שזיכה את חוקרו ג'ורג' אקרלוף בפרס נובל) מדבר על מצב של א-סימטריות במידע בין המוכר לקונה, ובעולמנו המוכר הוא המועמד ואילו אנו הקונים, המועמד מציג את עצמו כבעל יכולות כאלה ואחרות ותפקידנו הוא להעריך ולוודא כי המידע שהמועמד מוסר לנו משקף בצורה נאותה את יכולותיו ואישיותו.

קורות החיים בראי מודל האיתותים

בשלב הראשוני, אנחנו מסתמכים על מודל האיתותים (אשר נכתב על ידי מייקל ספנס אף הוא זוכה פרס נובל), מודל האיתותים מאפשר לנו לייצר הערכה על יכולותיו ותכונותיו של המועמד באמצעות הסתמכות על שרשרת האירועים שקדמה לרגע עמידת המועמד לפנינו, כלומר קורות חייו. 

כאשר אנו למדים כי המועמד הינו בוגר של מוסד יוקרתי, אנו מסיקים כי הוא הצליח להתקבל למוסד בזכות ציוניו בלימודי החובה ומבחנים נוספים (לדוגמא פסיכומטרי) תנאי הקבלה נבנו ושכוללו במהלך השנים ומקיימים מתאם גבוה בין אותם ציונים לבין הצלחת המועמד בלימודים גבוהים, וכן מעריכים מנת משכל ואינטיליגנציה.

כמו כן, מעצם סיום הלימודים במוסד יוקרתי אנו מסיקים על יכולותיו של המועמדת בתחום הלימודים ומשליכים על כך את יכולתו להצליח ולהתפתח במהלך עבודתו.

נדבך נוסף בתורת האיתות הוא הניסיון הקודם, בסופו של דבר אנו כמגייסים למדים רבות על העובד ממקומות העבודה בהם עבד ומהתפקידים אותם ביצע בשלוש בחינות עיקריות:

  • הראשונה היא עצם הקבלה של המועמדת לתפקיד, אשר מצביע על כך כי הצליח במבחני הכניסה השונים והרשים מגייסים קודמים.

  • השנייה היא הסקה מהתפקידים אשר ביצע המועמד, על הניסיון והכלים אשר רכש במהלך עבודתו אצל המעסיקים הקודמים.

  • השלישית היא השלכה של תקופת העבודה שלו וסוג התפקיד (לדוגמא ניהולי) על איכויותיו האישיות והבין אישיות של המועמדת, לדוגמא- יציבות במקום העבודה, קבלת מרות, כושר מנהיגות, יכולות ביטוי וכו'.

שלב המבחנים

לאחר שביצענו את הסינון הראשוני של המועמד באמצעות מודל האיתות, אנחנו פונים לשיטות המבוססות על סטטיסטיקה ופסיכולוגיה.

שלב המבחנים בנוי לרוב משלושה סוגי מבחנים:

  1. מבחני כישורים- אם מבחני כישורים בסיסיים כדוגמאת יכולות מילוליות וכמותיות ,ואם מבחני כישרוים ספציפיים לתחום המשרה כדוגמאת שפות תכנות, מבחני SQL, מבחני Excel, וOffice.

  2. מבחני אישיות- מבחנים אלו יכולים להעריך את יכולותיו של המועמדת בכמה תחומים רלוונטיים לדוגמא קבלת מרות וביקורת, סדר וארגון, אחריות אישית, השתלבות, יציבות תעסוקתית, התמודדות עם מצבי לחץ, התמדה, יוזמה וכו'.

  3. מבחני אמינות- מבחנים אשר מעריכים את התייחסות המועמד לחוקים ונורמות וכן אמות המוסר של המועמד. נהוג לחלק את הבחינה לרמות:

  • ניצול לרעה של משאבי הארגון לטובתו האישית של המועמד- מאי אמינות בדיווח שעות ועד גניבת כספים, מוצרים ומידע.

  • אי עמידה בנהלים- אם בנוגע לזמנים, הקטנת ראש והפרה ברורה של נהלי החברה. 

  • התנהגות בינאישית- מרמה של התנהגות לא נאותה ועד להתנהגות פלילית והטרדה שעשויה להזיק לעובדי החברה.

 

המבחנים אשר מבוססים על מאגרי מידע סטטיסטים רחבים, יכולים להעניק מידע רב למגייסים על המועמדים אך לעיתים תוצאות המבחנים אינן חד משמעיות, במצבים אלו הניסיון והיכולת לקרוא אנשים, הוא הערך המוסף שלנו המגייסים על "המידע היבש".

ספר לי על עצמך

שלבי הראיונות השונים (שאינם מקצועיים) אם בשלב הראשוני בשיחה טלפונית או אף בשיחה כתובה ועד לראיונות פרונטליים, מהווים חלק חשוב מאוד ומהותי בהערכת יכולותיו של המועמד ובדגש על יכולותיו האישיות וכישוריו הבינאישיים.

האינטואיציה שלנו המגייסים, אשר מבוססת על ניסיוננו והידע אשר צברנו, מאפשרת לנו ליעל את תהליך הגיוס ולעיתים אף ליישב מחלוקות (לדוגמא במצבים בהם תוצאות המבחנים אינן חד משמעיות).

השאלות המוצגות במהלך הראיונות השונים, נועדו בשלב הראשוני לקבל תמונה כוללת לגבי המועמד, כאשר אנו יוצרים באופן מתודי עליה בקושי השאלות, זאת בכדי להעמיד את המועמדים בפני מצבים "קשים" להחלטה ובכך לגרום להם לצאת מאזור הנוחות שלהם. תגובת המועמדים לשאלות הקשות לרוב חושפת מידע אשר המועמד היה רוצה להסתיר.

קיימות שיטות רבות לביצוע מתודולוגית הראיון, כמה מהנפוצות הן:

  • שאלת שאלות פתוחות ורחבות אשר דורשות חשיבה ותכנון על ידי המועמד. לדוגמא "ספר לי על עצמך", "איפה אתה רואה את עצמך עוד 5 שנים, ו10 שנים?".

  • שאלת שאלות הנוגעות בסוגיות רגישות ואישיות (בגבול הטעם הטוב). לדוגמא "מהן החוזקות והחולשות שלך?", "מהן ציפיות השכר שלך?".

  •  שאלות הדורשות ידע מקדים על המשרה והמעסיק. "למה לעבוד דווקא אצלנו?", "האם יש לך שאלות נוספות בנוגע לתפקיד".

כמובן שקיימים נושאים נוספים שניתן להעלות ויש להתאימם למשרה, לדוגמא במשרת שירות ניתן להעמיד את המועמד בסימולציה של התקלות בהתנגדויות או בתלונות מצד הלקוח, ישנן גם שאלות המתאימות למשרות בהן קיימת רגישות בטחונית או חברתית וכן במשרות בהן טעות העובד יכולה להשפיע באופן מהותי על החברה.

נדבך נוסף שעוזר לנו להכיר את המועמדת מעבר למידע היבש והמספרים, והוא הרושם המתקבל מהמועמד:

  • לבוש.

  • דיוק ועמידה בזמנים.

  • צורת ודרך ההתבטאות.

עד כה תיארנו על קצה המזלג את תהליך הגיוס, לאחר שאנו אוספים את כל הנתונים אנו יכולים ליצור פרופיל למועמד ולהשוות בינו לבין המועמדים האחרים, התהליך שפורט הינו ארוך וקיימים בו קשיים רבים אותם נתאר בהמשך.

רוצות/ים להשפיע, עזרו לנו והשתתפו בסקר המגייסות/ים שלנו בקישור.

"פסימיסט רואה קושי בהזדמנות, אופטימיסט רואה את ההזדמנות בקושי." - וינסטון צ'רצ'יל

Climbing a Mountian

מקורות איכותיים לקורות חיים

בתחילת תהליך הגיוס, אנו פותחים את המשרה לציבור בכדי לקבל פניות ממועמדים, למזלנו בעידן האינטרנט קיימים ערוצים רבים לפרסום המשרות, אבל ריבוי הערוצים הללו יוצרים לנו בעיה מרכזית אחרת, ריבוי של קורות חיים אשר מקשה עלינו לבור את המוץ מהתבן.

 

ערוצים הפרסום מגוונים, מניסיוננו אחד הערוצים הטובים ביותר מבחינת אחוזי ההצלחה הוא הגיוס באמצעות עובדי החברה ("חבר מביא חבר"), מודל זה קורא לעובדי החברה להציע מועמדים שהם מכירים, העובדים מצדם לא היו רוצים להביא אדם שיאכזב את המעסיק וכמו כן לעיתים הפניית העובד נושאת פרי.

 

שיטה נוספת ליצירת מאגר מועמדים היא הד האנטינג עצמאי באמצעות רשתות חברתיות ובעיקר הלינקאדין, שיטה זו דורשת מהמגייסים זמן רב ולעיתים יוצרת מצבים קשים לפתרון (כגון צורך במשא ומתן ראשוני ורגישות לעובדים של חברות מתחרות) מנגד מאגר המועמדים אשר נדלה משיטה זו הוא האיכותי ביותר.

ערוצי פרסום נוספים הם באמצעות רשת האינטרנט אשר מתחלקים לשני עקריים.

הראשון הוא פרסום רחב ברשתות החברתיות, אם בלינקאדין ואם בקבוצות היעודיות בפייסבוק. שיטה זו מפיקה כמות רבה של מועמדים אך ברלוונטיות נמוכה יחסית. כמו כן ריבוי המעסיקים אשר משתמשים בשיטה זו מקשה על התבלטות הפרסום ברשתות, ודורשת תחזוקה מתמדת של פרסומים חוזרים ונשנים ויצירתיות במודעות המפורסמות.
כאמור שיטה זו מניבה קורות חיים רבים אשר יוצרים הרבה "רעש" למערכת ודורשים עבודת סינון רבה.

השיטה העיקרית השנייה היא פרסום המודעה באתרי חיפוש משרה יעודיים (לדוגמא אולג'ובס,ג'וב מאסטר, דרושים וכו'), שיטה זו מניבה אף היא כמות רבה של מועמדים בעלי רלוונטיות יחסית נמוכה, כמו כן הפרסום באתרים אלו לרוב יקר (ולעיתים אף מאוד) ובכדי להתבלט בהם יש להשקיע סכומי כסף גבוהים, כיום ישנם אתרים אשר מעניקים שירותי סינון ראשוני לקורות חיים, אשר מקל במקצת על תהליך הגיוס.

מקור נוסף למועמדים איכותיים הן חברות ההשמה (כדוגמתנו :) ), אנחנו כחברת השמה מנסים לעזור לכם המגייסות והמגייסים לקצר ולייעל את תהליכי המיון והסינון. היתרון של חברות ההשמה נובע בעיקר מכך שהן חיות בעולם פרסום המשרות, מתחזקות קבוצות פייסבוק יעודיות רבות ובעלות ספוטים רבים באתרי חיפוש המשרה היעודיים אשר מקנים להן יתרון לגודל.

חברתנו EZ-Jobs לדוגמא, מנהלת שלוש קבוצות מרכזיות בפייסבוק: "משרות בין כלכלנים", "משרות בהייטק" ו-"משרות לכלכלנים מתחילים", אשר מעניקות לנו גישה מיידית ללמעלה מ-25 אלף מועמדים פוטנציאלים בעלי מיקוד לתחומים ספציפיים, כמו כן אנו מתחזקים ערוצי פרסום שונים וכן רשת קשרים ענפה בלינקאדין.

 

אמינות המידע

כל מוכר יודע שבכדי להגדיל את מכירות המוצר צריך לעיתים "ליפות" את המציאות. לכן אנו נתקלים לא פעם במועמדים שמציגים פרופיל מעט שונה מהאמת.

בכדי לטפל בבעיית האמינות אנו ניגשים לכמה מבחנים שעובר המועמד בתהליך לדוגמא:

  • מבחני מיקצועיות.

  • ראיונות פרונטליים.

  • בדיקה מול ממליצים ומנהלים קודמים.

  • מבחני אמינות, הנפקת תעודת יושר ומבחני פוליגרף.

כיום קיימות בשוק (בעיקר בארה"ב) כמה חברות אשר עושות ולידציה לקורות החיים של המועמדים על ידי הצלבת מקורות שונים, ראיונות עם מנהלים ועובדים ממקומות עבודה קודמים ואף וידוי של אמיתות תעודות ממוסדות שונים.

למרות כל אלו, הניסיון והאינטואציה שלנו כמגייסים הוא כלי חשוב מאוד בבחינת אמיתות המועמד.

דינמיקה פנים אירגונית

 

כמגייסות ומגייסים, אנו בעצם מערך ורטיקלי, אשר מעניק שירות למחלקות השונות בארגון. מצב זה יכול ליצור בעיות וחיכוכים במקרים רבים.

הדוגמא הנפוצה ביותר היא כאשר היחידה המגייסת לא מצליחה להגיע לכדי החלטה בין כמה מועמדים או פוסלת מועמדים רבים מתוך ציפייה למועמד אידיאלי שאינו קיים.

דוגמא נוספת בה נתקלנו לא פעם, היא הקושי בהגדרת התפקיד על ידי היחידה המגייסת מה שכמובן מקשה עלינו כמגייסים ומגייסות למצוא מועמדים רלוונטיים, מצבים אלו קורים הרבה מאוד פעמים בחברות שמחפשות לגייס עובדים בעלי יכולות שאינן חלק מהעיסוק העיקרי של החברה (לדוגמא חברות פיננסיות שמחפשות עובדים טכנולוגים או חברות טכנולוגיות שמחפשים עובדים במערך הניהול הפיננסי והמשפטי).

כמובן שקיימות עוד בעיות רבות הנובעות מדינמיקה פנימית, אבל מניסיוננו כחברת השמה, אחד הגורמים העיקריים שמצמצם אותן היא יצירת ערוץ התקשרות ישיר בין המגייסים לבין המנהל/ת הישיר/ה, כבר משלב תיאור התפקיד. הערך המוסף שקשר כזה יוצר הוא תיאום הציפיות לשני הצדדים (המועמד וההמנהל/ת), אשר בעיתו מקל על תהליך הגיוס ומונע "הפתעות" רעות לכל הצדדים.

לסיכום, הבעיות איתן אנו נתקלות ונתקלים לרוב אינן תלויות בנו המגייסות והמגייסים בלבד אלא גם בגורמים חיצוניים אשר יש לתאם וליעל. 

נושא הפרסום שנידון במאמר זה הוא תלוי תחרות בשוק והתמחות שלנו בפרסום משרות בכלל ובענפים ספציפיים בפרט.

נושא האמינות ובכלל יצירת הפרופיל הקרוב ביותר למציאות של המועמד (כפי שתיארנו בחלק הראשון של המאמר) כולל בתוכו שלבים רבים אשר חלקם דורשים מבחנים חיצוניים אך גם את הניסיון והאינטואיציה שלנו כמגייסות ומגייסים.

נושא הדינמיקה הפנימית דורש מאיתנו לשמר קשרים ולדאוג לתקשר עם המנהלים המגייסים באופן רציף בכדי לשפר את הסיכויים לביצוע של גיוס מוצלח.

כל בעיות אלו דורשות זמן רב מאיתנו ועל כן ישנם דברים שבהן אנו יכולים להעזר בנותני שירות חיצוניים, אם באמצעות מבחנים, בחינת אמינות קורות חיים ופרסום אפקטיבי.

רוצות/ים להשפיע, עזרו לנו והשתתפו בסקר המגייסות/ים שלנו בקישור.

יש לכם הערות או שאלות לגבי הכתבה? שתפו אותנו